KPI là gì? Quy trình chung cho việc xây dựng KPIs

KPI là gì, cách tính KPI tất cả những điều cần biết về chỉ số KPI sẽ được chia sẻ trong bài viết này nhằm giúp bạn hiểu rõ hơn về chỉ số này cũng như áp dụng nó 1 cách hợp lý, hiệu quả nhất.

Khái niệm chỉ số KPI là gì?

KPI là từ viết tắt của cụm từ Key Performance Indicator được hiểu là chỉ số đánh giá hiệu suất thực hiện công việc được thể hiện qua các số liệu, tỷ lệ, chỉ tiêu đánh giá với mục đích phản ánh hiệu quả hoạt động của những tổ chức, doanh nghiệp, các bộ phận hay cá nhân.

Để bạn đọc dễ hình dung về khái niệm  chỉ số KPI là gì? Tôi xin lấy 1 ví dụ cụ thể như sau: giả sử bạn đi vào 1 phòng khám đa khoa, người ta sẽ tiến hành thực hiện cho bạn 1 loạt những kiểm tra (như: thử máu, chụp X quang, mắt, mũi, họng…) Sau khi kiểm tra hết các công đoạn đó bác sỹ sẽ đưa ra 1 kết quả (kết luận) thể hiện bằng những chỉ số định tính & định lượng. Tất cả những thông tin đó đều là KPI về tình trạng sức khỏe của bạn.

Việc giám sát tình trạng sức khỏe của bạn, của doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân… giúp bạn nắm rõ được sức khỏe tốt hay xấu (doanh nghiệp đang hoạt động phát triển hay thua lỗ, nhân viên làm việc có hiệu quả không….) Từ đó đưa ra những biện pháp điều chỉnh phù hợp nhất.

Đối tượng áp dụng chỉ số KPI là gì?

Hệ thống KPI có thể áp dụng đối với mọi doanh nghiệp. Từ đó giúp theo dõi và đo lường cải thiện hiệu suất công việc để thông qua đó giúp đạt được mục tiêu được đề ra. Để cụ thể hơn KPI sẽ được áp dụng trong:

·         Đánh giá hiệu quả bán hàng của bộ phận kinh doanh.

·         Đánh giá và quản lý nhân sự.

·         Tổng thể chiến dịch marketing như: liên kế hoạch, triển khai và đánh giá…

·         Áp dụng trong các chiến dịch SEO cho doanh nghiệp, tổ chức…

Khi áp dụng KPI cần quan tâm đến yêu cầu gì?

Để có thể có 1 hệ thống KPI đạt được thành công yêu cầu bạn cần phải quan tâm và lưu ý đến những yêu cầu cơ bản dưới đây, tuy chúng không phải là những yêu cầu bắt buộc nhưng lại là những yêu cầu có tính quyết định.

·         Đảm bảo được tiêu chí SMART

o    S – Specific: Cụ thể

o    M – Measureable: Có thể đo lường được.

o    A – Achiveable: Có thể đạt được.

o    R – Realistics: Thực tế.

o    T – Timbound: Thời hạn cụ thể.

·         Đảm bảo tính thống nhất của hệ thống quản lý chung.

·         Đảm bảo sứ mệnh, tầm nhìn cũng như chiến lược tổ chức phải có sự nhất quán.

·         Đảm bảo sự kết hợp nhịp nhàng, thống nhất giữa đo lường và đánh giá, hoạch định và cải tiến hiệu suất.

Quy trình chung cho việc xây dựng hệ thống KPIs

Có 1 điều bạn cần biết trước khi thực hiện xây dựng hệ thống KPIs đó là mỗi hệ thống của từng doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân… sẽ không phải là giống nhau, bởi nó còn tùy thuộc vào mục tiêu của từng đơn vị. Tuy nhiên nhìn về mặt tổng quát nó vẫn sẽ có những quy trình chung cho tất cả đơn vị dựa vào đó để xây dựng nên 1 hệ thống KPI cho riêng mình.

KPI là gì? – Quy trình xây dựng hệ thống KPI.

Dưới đây sẽ là những quy trình, các bước xây dựng hệ thống KPI bạn nên biết để áp dụng cho hệ thống KPI cho riêng mình:

Xác định chủ thể xây dựng KPI

Chủ thể xây dựng KPI phải là những người quản lý, trưởng bộ phận – phòng ban… là những người có chuyên môn cao, hiểu rõ được về mục tiêu, kế hoạch của doanh nghiệp, đồng thời đây cũng phải là người hiểu rõ được về chỉ số KPI là gì.

Xác định chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận

Khi xây dựng nên 1 hệ thống KPIs cần phải có sự liên kết, gắn liền với chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận, phòng ban, cá nhân…

Xác định vị trí chức danh & trách nhiệm của từng chức danh

Cầm phải mô tả 1 cách rõ ràng, chi tiết về công việc của từng cá nhân trong nhóm, cũng như nêu ra những trách nhiệm  của từng chức danh 1 cách rõ ràng.

Xác định chỉ số hiệu suất cốt yếu KPIs

·         Chỉ số nhóm, bộ phận: Trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ của từng nhóm, bộ phận.

·         Chỉ số cá nhân: Theo yêu cầu của chỉ số SMART được nêu ở trên.

·         Xây dựng kỳ đánh giá cụ thể từng chỉ số cụ thể.

Xác định mục điểm số cho từng kết quả đạt được

Từng chỉ số sẽ có 1 mức độ điểm khác nhau, phụ thuộc vào mức độ hoàn thành cũng như tính hiệu quả.

Đo lường, tổng kết và điều chỉnh

Dựa trên những khung điểm, những nhà quản lý sẽ có những đánh giá và đưa ra kết luận cũng như điều chỉnh trong tương lai nếu có.

Như vậy trên đây là những chia sẻ về chỉ số KPI là gì? cũng những điều cần biết về chỉ số KPI như đối tượng áp dụng, quy trình xây dựng… Hy vọng thông qua bài viết này sẽ giúp bạn hiểu hơn được về chỉ số KPI và áp dụng nó 1 cách hợp lý, đạt được kết quả tốt.

Nguồn: https://khanhkhiem.com/kpi-la-gi/